Btw-aangifte als verkoper op bol.com, Kaufland en je eigen webshop

Doe je per kwartaal aangifte, dan moeten aangifte en betaling volgens de Belastingdienst binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal. Voor het derde kwartaal van 2026 is dat 31 oktober 2026, voor het vierde kwartaal 31 januari 2027.

Voor een verkoper aan particulieren in Nederland zijn een paar rubrieken genoeg. In 1a zet je je omzet tegen het algemene tarief van 21 procent, exclusief btw, met de btw ernaast. Verkoop je ook artikelen tegen het verlaagde tarief van 9 procent, zoals etenswaren, dan komt die omzet in 1b. In 5a staat de btw die je in totaal verschuldigd bent, in 5b de voorbelasting: de btw die je zelf betaalde aan leveranciers en dienstverleners. Het verschil tussen die twee is wat je betaalt of terugkrijgt.

Let op het woord exclusief. Een prijs op bol of Kaufland is een prijs inclusief btw: betaalt de klant € 24,20 voor een artikel tegen 21 procent, dan is € 4,20 daarvan btw en zet je € 20,00 als omzet in 1a. Dat rekenen doe je over wat de klant betaalde, niet over wat de marktplaats je na aftrek van kosten uitbetaalt.

Een marktplaats voelt als een winkel die jouw spullen verkoopt, maar voor de btw ben jij degene die levert. bol zegt op zijn partnerplatform dat de btw over de opbrengsten door jou zelf uitgerekend moet worden en dat bol daar niet in adviseert. Het bedrag dat op je rekening komt is dus geen omzetcijfer: daar zijn de commissie en andere kosten al vanaf.

Er bestaat een regel waarbij het platform de btw wel zelf afdraagt, de platformfictie. Volgens de Belastingdienst geldt die in twee situaties: goederen die van buiten de EU worden ingevoerd in zendingen van maximaal € 150, en leveringen binnen de EU door een verkoper die zelf buiten de EU gevestigd is. Ben je in Nederland gevestigd en verkoop je uit voorraad die al in de EU ligt, dan is geen van beide op jou van toepassing en blijft de btw over je verkopen bij jou.

Voor je eigen webshop is het niet anders. Of de bestelling nu via bol, Kaufland, TikTok Shop of je Shopify-winkel binnenkomt: de omzet hoort in jouw aangifte, verdeeld naar tarief en naar het land van je klant.

Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan heet dat een afstandsverkoop, en dan speelt de drempel van € 10.000. Die geldt per kalenderjaar voor al je afstandsverkopen binnen de EU samen, exclusief btw. Ook omzet uit digitale diensten aan particulieren in de EU tel je volgens de Belastingdienst mee.

Blijf je op of onder die drempel, dan reken je meestal Nederlandse btw en geef je die omzet aan in rubriek 1 van je gewone aangifte, dus in 1a of 1b. Ga je er in de loop van het jaar overheen, dan reken je vanaf dat moment de btw van het land waar je klant woont. Terug naar Nederlandse btw mag pas als je omzet een volledig kalenderjaar op of onder € 10.000 bleef, en dan vanaf 1 januari van het jaar daarna.

Die buitenlandse btw hoef je niet in elk land apart aan te geven. Met de Unieregeling van het eenloketsysteem doe je één melding per kwartaal bij de Belastingdienst over al je afstandsverkopen, betaal je de buitenlandse btw in één keer, en stuurt de Belastingdienst melding en geld door naar de landen. Je meldt je daarvoor tijdig aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dit is ook het OSS-nummer waar Kaufland bij het aanmelden om vraagt.

Gebruik je de Unieregeling niet, dan doe je aangifte in het land zelf, en volgens de Belastingdienst geef je die omzet dan ook op in je Nederlandse aangifte bij rubriek 3c. Wat de Unieregeling voor jou betekent, staat in deze punten:

bol zet al je inkomsten en kosten op één verkoopfactuur, die je maandelijks of per twee weken in je verkoopaccount krijgt. De inkomsten van je bestellingen worden opgeteld en kosten zoals commissie en verzendzegels gaan er direct vanaf. Ben je in Nederland gevestigd, dan betaal je volgens bol 21 procent btw over de commissie, en die btw staat op die verkoopfactuur. Dat is voorbelasting: hij hoort in rubriek 5b.

Twee dingen om op te letten bij bol. De commissie wordt berekend over de verkoopprijs inclusief btw, maar de btw op de commissie wordt over de commissie zelf gerekend en niet over je verkoopprijs. En bol waarschuwt dat sommige kosten zijn vrijgesteld van btw, waardoor de btw-grondslag op de factuur kan afwijken van het totaal aan kosten. Neem dus het btw-bedrag van de factuur over, niet een percentage van het kostentotaal.

Kaufland stuurt een maandfactuur, die op de eerste van de volgende maand klaarstaat. Volgens de Seller University van Kaufland wordt er geen btw op de commissie gerekend als je vanuit het buitenland verzendt, en dat ben je als Nederlandse verkoper. Op een factuur zonder btw van een ondernemer uit een ander EU-land is volgens de Belastingdienst meestal de btw naar jou verlegd: je geeft het bedrag op in rubriek 4b, rekent daar zelf Nederlandse btw over, en trekt diezelfde btw in rubriek 5b weer af. Gebruik je de dienst voor belaste omzet, dan betaal je per saldo niets.

Kijk wel op je eigen Kaufland-factuur van welk bedrijf hij komt, uit welk land, en wat er over de btw op staat. Een officiële beschrijving van Kaufland zelf over hoe die factuur de verlegging vermeldt, hebben we niet gevonden. Staat er onverwacht wel buitenlandse btw op, dan is dat geen Nederlandse voorbelasting en hoort hij niet in 5b; leg dat geval bij je boekhouder neer.

Neem je een artikel terug en betaal je de klant terug, dan daalt je omzet en daarmee de btw die je verschuldigd bent. In welk kwartaal en op welke manier je die correctie verwerkt, hangt af van je administratie en van wat er met de factuur gebeurt. Spreek dat één keer goed af met je boekhouder, dan hoef je er niet elk kwartaal opnieuw over na te denken.

Wat in de praktijk het meeste misgaat, is niet de regel maar het overzicht. Retouren lopen bij elk kanaal anders binnen, en niet elk kanaal meldt een bedrag. Een paar plekken waar je extra op let:

Met verzonnen maar realistische bedragen. Je verkoopt via bol, Kaufland en je eigen webshop, je zit boven de drempel en je bent aangemeld voor de Unieregeling. In het kwartaal kwam er binnen Nederland € 30.250 binnen inclusief btw tegen 21 procent en € 2.180 inclusief btw tegen 9 procent. Je betaalde € 1.210 terug op retouren van 21-procentartikelen naar Nederlandse klanten. Naar Duitsland verkocht je voor € 5.950 inclusief 19 procent Duitse btw.

Aan de kostenkant noemt de verkoopfactuur van bol € 3.000 commissie met € 630 btw. Kaufland rekende € 400 commissie zonder btw, die we hier als verlegd behandelen. Bij een Nederlandse leverancier kocht je voor € 8.000 in met € 1.680 btw. Dan ziet de aangifte er zo uit:

Layrr is de backoffice voor webwinkels die op meerdere kanalen verkopen, en onder Financieel staat het scherm Btw-aangifte. Dat zet per kwartaal de rubrieken van het portaal klaar uit de verkopen die Layrr ophaalt bij je Shopify-winkel, bol, Kaufland en TikTok Shop, plus je B2B-orders in Layrr. Per kanaal staat er een vinkje, zodat een kanaal dat via een andere administratie loopt niet meetelt.

Het tarief van een orderregel komt eerst van wat het kanaal zelf meldt, dan van het tarief dat je op het product hebt gezet. Is er geen van beide, dan rekent Layrr met je standaardtarief, normaal 21 procent, en zet het product als waarschuwing in het controleblok. Orders naar landen buiten de EU komen in 3a. Btw op inkoop telt mee uit je inkooporders, zodra je de leverancier een btw-profiel hebt gegeven: Nederlandse btw, een verlegde EU-levering of invoer. Orders in zloty of kronen rekent Layrr om met de ECB-koers van het einde van het kwartaal; is die koers er niet, dan telt de omzet niet mee en krijg je een melding.

Voor de Unieregeling vul je zelf de datum in vanaf wanneer je bent aangemeld. EU-orders aan particulieren vanaf die datum komen in een aparte OSS-melding per land en tarief, orders ervoor in 1a of 1b. Layrr houdt de drempel van € 10.000 niet voor je bij; wanneer je eroverheen gaat, bepaal je zelf. Rubriek 3c laat Layrr leeg.

Terugbetalingen van je Shopify-winkel, bol en Kaufland trekt Layrr af in dezelfde rubriek als de verkoop, in het kwartaal waarin ze gedaan zijn. Daar zitten bewust een paar gaten in, en die staan ook onder de aangifte zelf:

Layrr dient niets in. Je typt de bedragen zelf over in het portaal van de Belastingdienst, en de OSS-melding doe je daar apart. Boven de aangifte staat een waarschuwing die niet weg te klikken is: dit is een hulpmiddel, geen belastingadvies, de cijfers zijn een schatting die onvolledig kan zijn, en de aangifte blijft jouw verantwoordelijkheid. Dezelfde tekst staat bovenaan de CSV die je naar je boekhouder stuurt.

Een kwartaal op aangegeven zetten kan pas als er geen controlepunten meer openstaan, of als je ze bewust hebt geaccepteerd. Daarna vink je aan dat je de cijfers met je boekhouding hebt gecontroleerd; zonder dat vinkje blijft de knop uit. Layrr bevriest het kwartaal dan, zodat later opgehaalde orders de cijfers niet stil veranderen. Staat een kwartaal in de laatste zeven dagen voor de uiterste datum nog open, dan krijgen de beheerders van je bedrijf één herinnering per mail.

Wat je in elk geval zelf nakijkt voordat je de bedragen overtypt: