Zodra je hetzelfde product in je eigen Shopify-shop en op bol verkoopt, kun je één voorraad twee keer wegverkopen. De aantallen koppelen is dan het eerste wat je regelt. Je eigen shop weet niets van de bestelling die net op bol binnenkwam, en bol weet niets van de drie stuks die vanmorgen via je eigen site de deur uit gingen. Zolang er ruim voorraad ligt, valt dat niemand op. Bij de laatste stuks wel, en dan is het meteen vervelend: je moet nabestellen, later leveren of annuleren.
Er is maar één manier om dat structureel op te lossen. Je wijst één plek aan die de waarheid bijhoudt, en alle andere kanalen krijgen dat getal opgelegd. Welk systeem die plek is, maakt minder uit dan dat je het consequent volhoudt.
Voorraad koppelen tussen Shopify en bol komt neer op vier keuzes: de bron kiezen, je aanbod op de juiste sleutel knopen, twee richtingen verkeer inrichten en de snelheid bepalen. Die vier gelden of je nu een koppelapp gebruikt, zelf iets schrijft of het voorlopig met de hand doet.
Waarom de aantallen uit elkaar lopen
Het aanbod dat je op bol hebt staan, draagt een voorraadaantal dat jij daar ooit hebt neergezet. Er is geen verbinding met je magazijn, dus bol kan niet zien wat er op je plank ligt. Verkoopt bol een stuk uit jouw voorraad, dan gaat dat af van het aantal dat jij hebt doorgegeven. Verkoop je datzelfde product in je eigen shop, dan gebeurt daar hetzelfde, alleen weet bol dat niet.
Beide tellingen lopen daardoor dezelfde kant op weg van de werkelijkheid: elk kanaal ziet alleen zijn eigen verkopen en staat dus te hoog. Het verschil tussen de twee is exact het aantal stuks dat je op het andere kanaal hebt verkocht. Bij vijftig op voorraad merk je daar niets van. Bij twee wel.
Daar komt tijd bij. Zelfs een perfecte koppeling heeft een venster tussen de verkoop en het moment dat het andere kanaal het nieuwe aantal kent. In dat venster kun je oververkopen. Je kunt dat venster klein maken, maar niet nul, en daarom gaat de rest van dit artikel over volgorde en vangnetten en niet over één knop.
Kies één bron en leg de rest op
Neem als bron het systeem dat het dichtst bij je fysieke voorraad staat en waar je correcties met de hand invoert. Voor de meeste webshops is dat het shopplatform zelf, bijvoorbeeld Shopify, of een voorraadsysteem dat erboven hangt. Een marktplaats is een slechte bron: je telt daar niet, je ontvangt daar niet, en je hebt er minder grip op het aantal dan in je eigen systeem.
De keuze heeft één harde consequentie. Vanaf dat moment pas je een aantal nooit meer aan in het verkopersdashboard van bol. Elke correctie, elke telling en elke binnengekomen levering gaat de bron in. Doe je het toch ter plekke bij bol, dan overschrijft de eerstvolgende ronde het weer, en ben je een half uur bezig om uit te zoeken wie er gelijk had.
Verder heb je twee richtingen verkeer nodig, en dat is waar het bij veel koppelingen misgaat. Verkopen op bol moeten in de bron worden afgeboekt, en het nieuwe niveau uit de bron moet daarna naar al je aanbod terug. Regel je alleen die tweede richting, dan stuur je een aantal naar bol dat de verkopen van bol zelf niet meetelt, en blijft je aanbod structureel te hoog staan.
In Layrr is Shopify de bron. Een verkoop op bol of Kaufland wordt op Shopify afgeboekt, en het nieuwe aantal gaat daarna naar al het gekoppelde aanbod terug. Zet je een aantal met de hand goed, dan gaat dat rechtstreeks naar Shopify en niet naar het kanaal.
Knoop je aanbod aan elkaar op EAN
Een koppeling is niet meer dan een sleutel die aan beide kanten hetzelfde is. Je eigen SKU is die sleutel meestal niet, want die heb je zelf bedacht en bol kent hem niet. De EAN wel: bol bouwt zijn catalogus erop, en in Shopify staat diezelfde code in het barcodeveld. Let op dat de barcode in Shopify bij de variant hoort en niet bij het product. Vijf smaken zijn vijf varianten met vijf barcodes.
Doe die controle één keer goed met twee exports naast elkaar: alle aanbiedingen op bol in de ene kolom, alle barcodes uit je shop in de andere. De aanbiedingen zonder tegenhanger zijn de aanbiedingen waarop je gaat oververkopen, want daar kan geen enkel systeem een aantal op afboeken. Zet ze op nul of koppel ze, maar laat ze niet zo staan.
Layrr doet die controle uit zichzelf en meldt na elke voorraadronde hoeveel aanbiedingen nog geen voorraadbron in Shopify hebben, en van hoeveel stuks er verkocht is zonder dat er iets afgeboekt kon worden. Dat zijn aantallen, geen lijst. Om welke aanbiedingen het gaat, zie je bij Producten onder Niet gekoppeld.
Vier dingen zorgen er in de praktijk voor dat de koppeling ongemerkt omvalt. Loop ze na voordat je de koppeling aanzet:
- Een variant zonder barcode. Er is dan niets om het aanbod aan te hangen, dus het aantal op bol blijft staan waar het stond.
- Twee varianten die dezelfde barcode delen. Welke van de twee is dan de voorraad van dat aanbod? Dat is niet te beantwoorden, dus los dit op in je catalogus.
- Eén product met twee EAN's, bijvoorbeeld een oudere en een nieuwere verpakking. Je aanbod op bol hangt dan aan de ene code en je voorraad aan de andere.
- Aanbod dat blijft staan voor een product dat je niet meer inkoopt. Dat verkoopt door tot je er een bestelling van krijgt die je niet kunt leveren.
Hoe snel het moet gaan, en waarmee
Er zijn twee manieren om een koppeling in beweging te krijgen, en je hebt ze allebei nodig. De eerste is een ronde die op vaste momenten draait: elke tien minuten, elk kwartier, wat je ook kiest. De tweede is een seintje van het platform zelf. Zowel Shopify als bol kunnen je direct laten weten dat er een bestelling is binnengekomen, zodat je niet hoeft te wachten tot de klok weer afgaat.
Behandel zo'n seintje als niets meer dan een wekker. Vertrouw de inhoud niet en haal de echte gegevens altijd zelf bij de bron op. Meldingen komen soms dubbel binnen, soms in de verkeerde volgorde en soms helemaal niet. Als je erop rekent dat de melding klopt, boek je vroeg of laat iets af dat nooit verkocht is. De ronde op vaste momenten is er dan als vangnet voor alles wat onderweg verloren gaat.
Hoe vaak die ronde mag draaien, wordt begrensd door de snelheidslimieten van de koppelingen aan beide kanten. Alle aanbiedingen elke minuut opnieuw wegschrijven gaat niet, en het hoeft ook niet: schrijf alleen weg wat echt veranderd is. Vergelijk het nieuwe aantal met wat je de vorige keer hebt doorgegeven en sla de rest over. Dat scheelt zoveel verkeer dat een korte tussentijd ineens wel haalbaar wordt.
Blijft er een product waar het steeds net misgaat, dan is een buffer een eerlijke oplossing: geef er één of twee stuks minder van door aan de marktplaats dan je echt hebt. Dat kost je omzet, dus doe het alleen bij de handvol snellopers waar een annulering pijn doet, en niet als algemene instelling over je hele assortiment.
Dubbel afboeken, annuleringen en de dag dat het toch misgaat
De stilste fout in elke koppeling is dubbel afboeken. Draait je koppeling elke tien minuten en kijkt hij naar de bestellingen van de afgelopen dag, dan ziet hij dezelfde bestelling ruim honderd keer. Als hij hem elke keer opnieuw afboekt, staat je voorraad tegen de avond op nul zonder dat er iets is verkocht. Houd daarom per orderregel bij hoeveel stuks je al verwerkt hebt, en boek alleen het verschil af.
Leg dat vast als een aantal en niet als een vinkje dat het gedaan is. Dan lost een annulering zichzelf op: het netto aantal van die regel daalt, het verschil met wat je eerder verwerkte is negatief, en de stuks komen vanzelf weer bij je voorraad. Met een vinkje moet je daar apart logica voor schrijven, en die vergeet iedereen. Layrr claimt elke orderregel bovendien voordat hij hem verwerkt, zodat een seintje en de vaste ronde die elkaar overlappen nooit dezelfde verkoop dubbel kunnen afboeken.
En dan de dag dat je toch iets verkoopt dat er niet is. Kijk eerst of je het snel kunt aanvullen, want te laat leveren is meestal beter dan annuleren. Kan dat niet, laat de klant het dan zo vroeg mogelijk weten en annuleer met de juiste reden. Houd er rekening mee dat annuleringen die bij jou vandaan komen meetellen in je verkoopprestaties op bol. De normen staan bij bol zelf en veranderen af en toe, dus kijk dat na in je verkopersaccount.
Sluit het af met een telling. Ga naar de plank, tel wat er echt ligt en zet dat aantal in je bron, niet in het kanaal waar de fout opviel. Daarna vertelt de bron het aan alle kanalen tegelijk, en weet je zeker dat je nergens een half gecorrigeerd getal laat staan.
Nog even kort
Welk systeem kan ik het beste als voorraadbron nemen?
Het systeem waar je correcties invoert en waar je levering binnenkomt, meestal je shopplatform of een voorraadsysteem daarboven. Een marktplaats is ongeschikt als bron, omdat je daar niet telt en niet ontvangt. In Layrr is Shopify de bron: verkopen op bol en Kaufland worden daar afgeboekt en het nieuwe aantal gaat vandaaruit terug naar de kanalen.
Werkt de voorraadkoppeling ook als hetzelfde product twee barcodes heeft?
Ja, mits je de codes expliciet aan elkaar koppelt en één ervan als hoofdcode aanwijst. Alles wat op de tweede code binnenkomt, moet dan worden afgeboekt op de voorraad van de eerste. Doe je dat niet, dan hangt je aanbod op bol aan een code waar geen voorraad achter zit en boekt de koppeling er niets op af.
Hoe vaak moet ik mijn voorraad bijwerken?
Vaak genoeg dat een verkoop binnen enkele minuten op het andere kanaal bekend is, en niet vaker dan de snelheidslimieten van de koppelingen toelaten. Een ronde per kwartier met directe seintjes van Shopify en bol erbovenop werkt in de praktijk goed. Schrijf alleen aanbiedingen weg waarvan het aantal echt veranderd is, dan blijf je ruim binnen de limieten.
Moet ik mijn aanbod op bol verwijderen als iets uitverkocht is?
Nee, zet het aantal op nul en laat het aanbod staan. Je aanbod houdt dan zijn geschiedenis en je hoeft het niet opnieuw op te bouwen zodra er weer voorraad binnenkomt. Verwijderen is alleen zinnig als je het product definitief uit je assortiment haalt.