Voorraadtelling voor je webshop: doorlopend tellen in plaats van één keer per jaar

Elke voorraadadministratie loopt weg van de werkelijkheid, ook als niemand zich een fout herinnert. Het systeem boekt af wat verkocht is en bij wat binnenkomt; wat daarbuiten gebeurt, ziet het niet. De oorzaken zijn in vrijwel elke webshop dezelfde vier.

Een vijfde lijkt erop maar is iets anders: een kanaal dat te laat hoort dat een stuk al verkocht is. Dat is een koppelingsprobleem dat tellen niet oplost; daarover gaat het artikel over overselling.

Bij een jaarlijkse inventarisatie tel je alles in één keer, meestal rond de jaarwisseling. Het voordeel is duidelijkheid: op één datum weet je van elk artikel wat er ligt. Het nadeel is dat het een dag of meer kost waarin je weinig verstuurt, en dat elke fout die in februari ontstaat blijft staan tot de volgende telling.

Bij doorlopend tellen, in het Engels cycle counting, tel je elke dag of elke week een klein deel van je assortiment. Over het jaar komt alles voorbij, sommige artikelen vaker dan andere. Je hoeft niets stil te leggen, en een fout die vandaag ontstaat vind je binnen weken in plaats van binnen maanden.

Doorlopend tellen kost over het jaar niet per se minder tijd, zoals het rekenvoorbeeld hieronder laat zien. Wat je ervoor terugkrijgt is dat fouten kort leven. De twee sluiten elkaar ook niet uit: doorlopend tellen voor de dagelijkse betrouwbaarheid, en een volledige telling rond de balansdatum voor de jaarrekening.

Niet elk artikel verdient dezelfde aandacht. Een fout in je bestseller kost je deze week nog een annulering, een fout in een artikel dat je drie keer per jaar verkoopt veel later. Een ABC-indeling verdeelt je assortiment daarom in drie groepen met elk een eigen telritme.

A is de kleine groep die het meeste werk doet: de artikelen die het vaakst verkopen of het meest waard zijn. B is de middengroep. C is de lange staart: veel artikelen, weinig beweging. Waar je de grenzen trekt is een keuze. In het voorbeeld hieronder is A de bovenste tiende van je artikelen gesorteerd op omzet over de afgelopen twaalf maanden, B de volgende vijfde en C de rest.

Sorteer je alleen op aantal verkochte stuks, dan zakken dure artikelen weg. Een artikel van € 180 dat je twintig keer per jaar verkoopt, levert € 3.600 omzet op; een artikel van € 3 dat je tweehonderd keer verkoopt, € 600. Het eerste is duur om kwijt te raken, het tweede geeft de grootste kans op een annulering. Wil je allebei vangen, zet dan een artikel in A als het vaak verkoopt óf veel waard is.

Doe de indeling een paar keer per jaar opnieuw: een artikel dat in de zomer A is, kan in de winter C zijn.

Neem een webshop met 600 artikelen, verzonnen maar realistisch. De bovenste tiende op omzet is A: 60 artikelen. De volgende vijfde is B: 120 artikelen. De overige 420 zijn C.

Je telt elk A-artikel elke maand, elk B-artikel elk kwartaal en elk C-artikel twee keer per jaar. Dat zijn 60 × 12 = 720 tellingen voor A, 120 × 4 = 480 voor B en 420 × 2 = 840 voor C. Samen 2.040 tellingen per jaar.

Met 250 werkdagen is dat 2.040 gedeeld door 250 is 8,16, dus ruim acht artikelen per dag. Kost één artikel tellen, inclusief lopen en invullen, twee minuten, dan ben je ruim een kwartier per dag bezig: 8,16 × 2 is 16,3 minuten.

Ter vergelijking: tel je alle 600 artikelen elk kwartaal, dan zijn het 600 × 4 = 2.400 tellingen per jaar. Met de ABC-indeling tel je dus 360 keer minder, terwijl je A-artikelen drie keer zo vaak aan de beurt komen: twaalf keer per jaar in plaats van vier.

En één jaarlijkse inventarisatie? 600 artikelen van twee minuten is 1.200 minuten, twintig uur, in één keer. Dat is minder dan de 68 uur van het rooster (2.040 × 2 is 4.080 minuten), maar je bestseller wordt dan één keer per jaar gecontroleerd in plaats van twaalf keer.

Leg ten slotte vast wie wanneer telt. Een rooster dat afhangt van wie er toevallig tijd heeft, haalt de eerste drukke week niet.

Een verschil is de getelde stand min de stand in het systeem. Tel je 37 waar het systeem 40 zegt, dan is het verschil min drie. Boek het meteen: de getelde stand wordt de nieuwe stand. Wachten tot je weet waar het verschil vandaan komt, betekent dat je ondertussen drie stuks verkoopt die er niet zijn.

Let daarbij op wat al verkocht is maar nog op de plank ligt. Die stuks tellen vaak al niet meer mee als vrije voorraad, terwijl ze er nog liggen. Tel je de plank, dan horen ze erbij, en moet het systeem ze bij het boeken weer apart houden; anders verkoop je dezelfde stuks twee keer.

Uitzoeken doe je daarna, en alleen bij verschillen die het waard zijn. Reken het verschil om naar geld: drie stuks met een inkoopprijs van € 8,50 is € 25,50. Eén stuk eenmalig in een C-artikel is ruis; een verschil dat bij hetzelfde artikel steeds dezelfde kant op gaat, is een patroon met een oorzaak.

Bij een tekort zoek je eerst in de buurt: ligt het op een andere plek, tussen een ander artikel in hetzelfde vak, of op de retourstapel? Daarna in het verloop: is er kort geleden een ontvangst geboekt die niet klopte, een bestelling met dit artikel geannuleerd, of heeft een variant ernaast precies zoveel te veel? Twee varianten met tegengestelde verschillen van dezelfde grootte wijzen op een verwisseling bij het picken.

Een overschot is net zo goed een fout, vaak een retour die zonder boeking de plank op ging of een levering met meer dan op de pakbon stond. Boek ook dat meteen, anders laat je verkopen liggen.

Een voorraadstand is een getal zonder geschiedenis. Hij zegt dat er 40 stuks zijn, niet waarom. Een voorraadjournaal legt elke verandering vast als eigen regel: wanneer, hoeveel erbij of eraf, waardoor en door wie. Daarmee wordt de vraag waar een verschil vandaan komt een kwestie van terugbladeren in plaats van gissen.

Het journaal laat ook zien wanneer het verschil ontstond. Klopte de vorige telling drie weken geleden en gebeurde er sindsdien niets anders dan verkopen en één ontvangst, dan zit de fout waarschijnlijk in die ontvangst. Een telling hoort zelf ook in het journaal, met het verschil, de nieuwe stand en wie telde.

Los van de dagelijkse betrouwbaarheid is er een tweede reden om te tellen. Op de pagina over waardering van voorraad in de inkomstenbelasting schrijft de Belastingdienst dat je aan het eind van elk boekjaar de waarde bepaalt van de voorraad die op dat moment in je bedrijf aanwezig is, en dat die waarde op je balans komt. Normaal gesproken waardeer je tegen kostprijs; alleen voor incourante goederen, artikelen die moeilijk te verkopen zijn, mag een lagere waarde.

De KVK omschrijft voorraad als de goederen die je nodig hebt voor je eindproduct, met daarbij de eindproducten die nog niet verkocht zijn en het verpakkingsmateriaal, en zet de waarde ervan op de balans onder de vlottende activa.

Dit is een samenvatting van twee openbare pagina's en geen fiscaal advies. Wat het voor jouw boekjaar, jouw rechtsvorm en jouw manier van waarderen betekent, is een vraag voor je boekhouder of accountant. Wat je wel zelf in de hand hebt: zorg dat je rond de balansdatum een stand hebt die je kunt onderbouwen, en bewaar hoe je eraan kwam.

In Layrr staat tellen onder Producten, in twee schermen. Voorraadtelling is de werklijst: bovenaan staat wat nog nooit geteld is, daarna wat het langst geleden geteld is, en bij een gelijke stand op locatie, zodat de lijst een looproute blijft. Je filtert op merk of zoekt op titel of EAN, en per product zie je de plek, wanneer het voor het laatst geteld is en wat er volgens Layrr op de plank hoort te liggen.

Voorraad bijwerken is voor wat je tijdens het picken tegenkomt. Je verzamelt een lijst door te scannen of te zoeken en werkt hem daarna in één keer af. Een knop zet alles erin wat vandaag verkocht is, want dat zijn de planken die je vandaag hebt aangeraakt.

In beide schermen vul je in wat er op de plank ligt, ook wat er klaarligt voor bestellingen die nog weg moeten. Layrr houdt die gereserveerde stuks zelf apart als de nieuwe stand naar Shopify gaat, zodat ze niet opnieuw te koop komen, en weigert een telling die lager is dan wat er voor open bestellingen van bol, Kaufland of TikTok Shop moet liggen. Is er een verschil, dan corrigeert Layrr de voorraad in Shopify meteen; staat voorraadbeheer via Layrr aan, dan gaat de nieuwe stand daarna door naar je gekoppelde aanbod. Aanbod dat je alleen op bol of Kaufland verkoopt en niet in Shopify hebt, kun je ook tellen; die telling gaat rechtstreeks naar dat kanaal.

Elke telling met een verschil komt in het voorraadverloop op de productpagina, met het verschil, de nieuwe stand en wie telde. In hetzelfde verloop staan de verkopen per kanaal met hun ordernummer, annuleringen, ontvangen inkoop en handmatige correcties. Op Producten laat de kolom Geteld zien wanneer elk product voor het laatst is nageteld.

Scannen kan met een handscanner, met de camera of met je telefoon als scanner. Een scan in Voorraadtelling springt naar het invulveld van dat product, of zoekt het erbij als het niet in de lijst staat.

Voor bedrijven die een magazijn voeren voor andere webshops (het pakket Fulfilment, op aanvraag) is tellen daarnaast een dagtaak voor de inpakkers. De beheerder zet een weekrooster. Wie die dag is ingeroosterd draait een rad dat bepaalt of hij drie tot tien producten telt, en Layrr kiest daarvoor de producten die het langst niet geteld zijn. De beheerder kan de taak laten clusteren op locatie, merk of producttype, zodat de teller één plank afloopt in plaats van vijf. Er is een streak voor afgeronde taken op rij, en een ranglijst die standaard uit staat.

Wat Layrr niet doet. Er is geen ABC-indeling: de volgorde is altijd langst niet geteld eerst, dus een bestseller komt niet vanzelf vaker aan de beurt dan een artikel dat stilligt. Je komt er dichtbij met de knop Vandaag verkocht toevoegen in Voorraad bijwerken, of door in Voorraadtelling op een merk te filteren. Layrr telt niet blind: het verwachte aantal staat naast het product. Een retour dat Layrr terug op voorraad boekt, staat niet als eigen regel in het voorraadverloop. En een waardering van je voorraad voor de jaarrekening maakt Layrr niet.