Je bestelt voorraad bij zodra wat er nog ligt net genoeg is om de levertijd van je leverancier te overbruggen, plus een buffer voor tegenvallers. Dat punt heet het bestelpunt, en je rekent het uit als verkoop per dag maal levertijd in dagen, plus je veiligheidsvoorraad. Zakt je voorraad eronder, dan ben je uitverkocht voordat de nieuwe levering binnen is.
De formule is eenvoudig, de getallen erin zijn dat niet. Verkoop je op je eigen webshop en op bol, Kaufland of TikTok Shop, dan is je verkoop per dag de som van al die kanalen, en die som ziet geen enkel kanaal vanzelf. Een week uitverkocht drukt het gemiddelde, één grote order blaast het op, en de beloofde levertijd is niet altijd de levertijd die je krijgt.
Hieronder reken je het bestelpunt na, tel je de kanalen op en lees je wat je doet met voorraad die niet verkoopt. Onderaan staat hoe Layrr dit rekent en wat het niet doet.
Het bestelpunt: de formule
Het bestelpunt is de voorraadstand waarop je een nieuwe bestelling plaatst. Shopify schrijft het in zijn eigen uitleg als gemiddelde verkoop per dag maal de levertijd, plus de veiligheidsvoorraad. Het eerste deel is wat je verkoopt terwijl je op de levering wacht. Het tweede deel is de buffer voor als het tegenzit: een drukkere week dan normaal, of een leverancier die een week later levert.
De levertijd tel je in dagen vanaf het bestellen tot de voorraad verkoopbaar op de plank ligt. Dat is meer dan de transporttijd: ook het bevestigen en inpakken bij je leverancier en het uitpakken en inboeken bij jou horen erbij. En hij hoort bij de plek waar je bestelt, niet bij het product: bij een groothandel in Nederland is hetzelfde artikel in een paar dagen binnen, rechtstreeks van de fabrikant pas na weken. Meet hem dus per leverancier, aan je eigen leveringen.
Rekenvoorbeeld: bestelpunt en veiligheidsvoorraad
Een voorbeeld met verzonnen maar realistische getallen. Je verkoopt een handcrème die in de afgelopen 30 dagen 90 keer over de toonbank ging, dus 3 per dag. Je leverancier levert gemiddeld in 21 dagen. Wat je tijdens de levertijd verkoopt is 3 maal 21, dat is 63 stuks.
Voor de veiligheidsvoorraad kies je een buffer in dagen, hier 7. Dat is 3 maal 7, 21 stuks. Het bestelpunt is 63 plus 21, dus 84 stuks. In dagen uitgedrukt: 21 plus 7 is 28 dagen. Die dagenvorm vergelijk je met je dekking, je voorraad gedeeld door je verkoop per dag: bij 84 stuks en 3 per dag is dat precies 28 dagen. Zakt de dekking daaronder, dan bestel je.
Shopify geeft ook een strengere manier om de veiligheidsvoorraad te bepalen: de hoogste verkoop per dag maal de langste levertijd, min de gemiddelde verkoop maal de gemiddelde levertijd. Verkocht de handcrème op een drukke dag 5 stuks en duurde een levering ooit 28 dagen, dan wordt dat 5 maal 28 is 140, min 3 maal 21 is 63, samen 77 stuks. Het bestelpunt schuift dan naar 63 plus 77, dus 140 stuks.
Die variant rekent alsof je drukste dag en je traagste levering samenvallen, en houdt bijna vier keer zoveel buffer aan: 77 stuks in plaats van 21. Voor een artikel waar je nooit zonder wilt zitten is dat verdedigbaar; voor de rest legt het vooral geld vast.
Verkoopsnelheid over meerdere kanalen optellen
De verkoop per dag uit het voorbeeld is de som van al je kanalen. Verkoop je de handcrème op je eigen webshop, op bol en op Kaufland, dan waren die 90 stuks bijvoorbeeld 51 via de webshop, 27 via bol en 12 via Kaufland. Kijk je alleen in je webshop, dan zie je 1,7 per dag en bestel je bijna de helft te weinig.
Optellen gaat het makkelijkst op EAN, het enige nummer dat op alle kanalen hetzelfde artikel aanwijst. Staat er in je webshop een andere barcode op dan op de marktplaats, dan tellen de verkopen niet bij elkaar op; hoe je dat rechttrekt staat in het artikel over EAN's koppelen tussen bol en Shopify.
Tel alleen mee wat uit je eigen voorraad komt. Verkopen via Logistiek via bol komen uit voorraad die al in het magazijn van bol ligt, en die vul je apart aan. Bij Verzenden via bol verstuur je zelf, alleen met een label van bol; die verkopen gaan wel van je eigen plank af.
In Layrr telt het besteladvies onder Inkoop dat per EAN op: de verkopen van Shopify uit Shopify zelf, die van bol, Kaufland en TikTok Shop uit de verkoophistorie die Layrr per kanaal bijhoudt. Een tweede EAN die je aan een product hebt gekoppeld telt mee bij de hoofd-EAN; bestellingen via Logistiek via bol leest Layrr hiervoor niet in.
Seizoen, uitverkochte dagen en uitschieters
Een gemiddelde over de afgelopen 30 dagen is een terugblik, met drie valkuilen. De eerste is uitverkocht zijn. Stond de handcrème 5 van de 30 dagen op nul en verkocht hij in de andere 25 dagen 75 stuks, dan geeft delen door 30 een snelheid van 2,5 per dag en delen door 25 een snelheid van 3. Juist je beste lopers lijken zo het traagst.
Layrr deelt daarom alleen door de dagen waarop er voorraad lag, met een kwart van de gekozen periode als ondergrens, zodat drie dagen voorraad geen maandsnelheid opleveren. Lukt het ophalen van de dagelijkse voorraadstanden uit Shopify niet, dan rekent het over de hele periode en zegt het scherm dat het advies bij seizoenspieken te laag kan uitvallen.
De tweede valkuil is een uitschieter. Eén groothandelsorder van 20 stuks in een week waarin je er normaal 21 verkoopt, maakt van 3 per dag ineens bijna 5,9. Over 30 dagen wordt het 110 gedeeld door 30, ongeveer 3,7. Layrr filtert uitschieters niet weg en telt B2B-orders die via Layrr lopen mee in de verkoop; kies bij een eenmalige grote order dus een langere periode of pas het voorgestelde aantal met de hand aan.
De derde is het seizoen: een gemiddelde over de afgelopen maand weet niet dat het over zes weken december is. Layrr voorspelt geen seizoenen; je kiest zelf een periode van 7, 30 of 90 dagen, standaard 30. Voor seizoensartikelen kijk je naar dezelfde maanden vorig jaar.
Hoeveel je bestelt
Het bestelpunt zegt wanneer, niet hoeveel. Daarvoor heb je je bestelritme nodig: hoe ver één bestelling vooruit moet reiken. Bestel je maandelijks, dan haal je per keer ongeveer een maand verkoop extra binnen. De som wordt dan: verkoop per dag maal levertijd plus buffer plus bestelritme, min wat je nog hebt, min wat al onderweg is. Voor de handcrème met een bestelritme van 30 dagen: 3 maal 21 plus 7 plus 30, dat is 3 maal 58, is 174 stuks. Je hebt er nog 80 en er is niets onderweg, dus je bestelt 94 stuks.
Levert de leverancier per doos van 24, dan rond je naar boven af op het eerstvolgende veelvoud: 94 gedeeld door 24 is 3,9, dus 4 dozen, 96 stuks. Naar beneden afronden laat een gat staan precies waar je het advies voor had. Tegen € 4,15 inkoop per stuk legt deze bestelling € 398,40 vast.
Het bestelritme is waar je kapitaal zit. Bestel je eens per twee maanden, dan wordt het 3 maal 88 is 264, min 80 is 184, naar boven afgerond op dozen 192 stuks voor € 796,80. Minder vaak bestellen scheelt werk en vaak verzendkosten, maar het geld ligt twee keer zo lang op de plank.
In Layrr staan levertijd, buffer, minimale afname en bestelritme onder Levertijd en buffer op het Inkoop-scherm. De buffer is één waarde in dagen voor de hele winkel, standaard 14. Minimale afname en bestelritme stel je per leverancier in; zonder eigen ritme rekent Layrr met 30 dagen. Wat al als besteld staat en nog niet binnen is, gaat van het advies af, ook bij een deellevering.
De levertijd kiest Layrr in deze volgorde: wat je voor de leverancier hebt ingesteld, anders wat je voor het merk hebt ingesteld, anders de gemeten levertijd van je eigen leveringen, en als er niets is 28 dagen. Gemeten wordt van het moment dat je iets als besteld markeert tot het binnen is, wat Layrr ziet aan de sprongen omhoog in de dagelijkse voorraad of aan een afgeronde goederenontvangst. Het neemt de mediaan over de leveringen van het afgelopen jaar, pas vanaf twee leveringen.
Dode voorraad herkennen
De andere kant van bijbestellen is voorraad die niet weggaat. Dode of incourante voorraad is voorraad waar in een lange periode geen enkele verkoop tegenover staat; Shopify schrijft dat zulke voorraad vaak in je winst snijdt. Het is geld dat stilstaat, op een plank die een loper had kunnen gebruiken.
Over een maand verkoopt een artikel uit de staart van je assortiment ook weleens niets; over een half jaar is nul verkopen een signaal. Naast dood is er traag: een artikel dat wel verkoopt, maar zo langzaam dat de voorraad jaren meegaat. Heb je 120 stuks en verkocht je er 15 in 180 dagen, dan verkoop je 0,083 per dag en heb je 1.440 dagen dekking. Tegen € 5,20 inkoop ligt daar € 624 stil.
Twee dingen lijken op dode voorraad maar zijn het niet: een levering die net binnen is en nog geen tijd had om te lopen, en een seizoensartikel buiten zijn seizoen. Kijk dus naar de leverdatum en het hele jaar voordat je iets afschrijft.
Layrr zet dit op het scherm Dood kapitaal onder Inkoop. Je kiest een periode van 90, 180 of 365 dagen, standaard 180. Dood is voorraad zonder één verkoop in die periode, traag is meer dan 180 dagen dekking bij het huidige tempo, en per product staat het vastgelegde bedrag: voorraad maal inkoopprijs. Kwam de laatste levering minder dan 60 dagen geleden binnen via Inkoop, dan staat het product als Net binnen en krijgt het geen oordeel. Ontbreekt een inkoopprijs, dan zegt het scherm dat de waarde daardoor hoger ligt dan het bedrag dat er staat.
Wat je met dode voorraad doet
De eerste stap is de goedkoopste: niet opnieuw inkopen. In Layrr zet je zo'n product in het besteladvies op niet bijbestellen; het verdwijnt dan uit de tegels en de bestellijst en komt onderaan apart te staan, zodat je het later kunt terugdraaien.
Daarna kies je per artikel, van weinig naar veel verlies.
- Zichtbaarder maken: een betere foto, een titel met de woorden waarop gezocht wordt, of het aanbod op een marktplaats zetten waar het nog ontbreekt.
- Bundelen met een loper, zodat het van de plank gaat zonder dat je de losse prijs verlaagt.
- Afprijzen tot rond je inkoopprijs. Reken commissie en verzending mee, anders verkoop je met verlies terwijl het op break-even lijkt.
- Terug naar de leverancier, als je dat hebt afgesproken: sommigen nemen ongeopende voorraad terug of ruilen haar om.
- Weggeven als cadeau bij een bestelling, of afschrijven. Hoe je incourante voorraad afwaardeert, bespreek je met je boekhouder.
Van advies tot ontvangst in Layrr, en wat het niet doet
Het besteladvies staat onder Inkoop. Elk product krijgt een status: nog te leveren als er meer verkocht is dan er ligt, uitverkocht, bestel nu als de dekking onder het bestelpunt zakt, en bestel binnenkort tot 1,6 keer het bestelpunt. Een aparte tegel telt de omzet per 30 dagen op van alles wat uitverkocht is of nu besteld moet worden, zodat je ziet wat niets doen kost.
Wat je wilt bestellen zet je op de bestellijst, per leverancier gegroepeerd. Die kopieer je, download je als CSV of maak je direct tot inkooporder, en je markeert hem als besteld met een verwachte leverdatum. Stuurt de leverancier een bestelbevestiging als pdf, dan lees je die in bij Inkooporders: de regels gaan op besteld en de inkoopprijzen worden bijgewerkt, met de verzendkosten naar rato over de regels verdeeld.
Komt de levering binnen, dan scan je de doos bij Goederenontvangst tegen de inkooporder. Per regel zie je wat compleet is, wat er tekort is en wat er extra in zat, en bij afronden gaat alles in één keer de voorraad in. Een tekort blijft openstaan tot je het als nageleverd of gecrediteerd afmeldt, en de levering telt mee in de gemeten levertijd.
Wat Layrr niet doet. Het plaatst de bestelling niet zelf bij je leverancier; het versturen doe je zelf. Het voorspelt geen seizoenen en haalt geen uitschieters uit de verkoop. Het rekent met je Shopify-catalogus als basis, en verkopen via Logistiek via bol tellen niet mee. Op Dood kapitaal kijkt de verkoophistorie van de marktplaatsen hooguit 90 dagen terug; kies je een langere periode, dan zegt het scherm dat een product dat daarvoor alleen op een marktplaats verkocht, er ten onrechte als dood kan staan.
Nog even kort
Hoe bereken ik het bestelpunt?
Vermenigvuldig je gemiddelde verkoop per dag met de levertijd van je leverancier in dagen en tel daar je veiligheidsvoorraad bij op. Verkoop je 3 stuks per dag, levert je leverancier in 21 dagen en houd je 7 dagen buffer aan, dan is je bestelpunt 63 plus 21, dus 84 stuks.
Hoe groot moet mijn veiligheidsvoorraad zijn?
Een veelgebruikte vuistregel is een of twee weken verkoop. Strenger is de hoogste verkoop per dag maal de langste levertijd, min de gemiddelde verkoop maal de gemiddelde levertijd; dat legt veel meer geld vast. Layrr gebruikt standaard 14 dagen, voor de hele winkel aan te passen.
Moet ik verkopen op bol en Kaufland meetellen bij het bijbestellen?
Ja, alles wat uit je eigen voorraad komt, per EAN opgeteld. Verkopen via Logistiek via bol tel je niet mee, want die komen uit voorraad die al bij bol ligt.
Wanneer is voorraad dood?
Als er in een lange periode geen enkele verkoop tegenover staat; een half jaar is een redelijke maat, voor seizoensartikelen een heel jaar. Een levering die net binnen is, is nog niet dood. Layrr kijkt standaard naar 180 dagen en geeft voorraad die minder dan 60 dagen geleden via Inkoop binnenkwam geen oordeel.
Bestelt Layrr automatisch bij mijn leverancier?
Nee. Layrr rekent per product uit wat je moet bestellen en zet dat per leverancier op een bestellijst, die je kopieert, als CSV downloadt of omzet in een inkooporder. Het versturen naar de leverancier doe je zelf.
Bronnen
Wat hier over de regels van bol, Kaufland, TikTok Shop of de Belastingdienst staat, is nagekeken op . Die regels veranderen, dus kijk bij twijfel de bron zelf na.